La manera en que se hacen las notificaciones se parte en documentos que se deben notificar según la ley 1437 y documentos que se deben notificar de la forma tradicional por el decreto 01/86. La aplicación determina automáticamente cómo se debe diligenciar la notificación y le mostrará las opciones según se determine. Por ejemplo, para un documento que se debe notificar según la nueva ley, no se le permite generar un edicto.

Para decidir cómo se debe notificar algún documento, la aplicación toma en cuenta las siguientes reglas:

1. Se determina la fecha a comparar del documento así:
   
   
   • Si el documento no pertenece a un expediente, se toma la fecha del documento relacionado al documento a notificar; si no hay tal documento, se toma la fecha del documento a notificar
   
   
   • Si el documento pertenece a un expediente, se mira el asunto; si este es tasa retributiva o sancionatorio, se toma la fecha del primer documento del expediente. De lo contrario se toma la fecha de solicitud del expediente.
   
   


2. Se compara la fecha obtenida con la fecha en que entra en vigencia la ley 1437, que es el 2 de julio de 2012
   
   
   
   • Si es mayor o igual, se notifica el documento según lo especifica esta ley
   
   
   • Si es menor, se notifica el documento según el decreto 01/86

Para notificar un documento en la aplicación, siga los siguientes pasos:

1. Espere a que esté lista la notificación electrónica. Si el documento debe notificarse electrónicamente, la aplicación intentará hacerlo automáticamente. Durante los cinco días posteriores al envío del correo, no se puede hacer la notificación personal por la firma del usuario, ni hacer citaciones, etc. Si el usuario está en la corporación haciéndose notificar, indíquele que debe revisar su correo y por la aplicación descargar y leer el documento


2. Intente la notificación personal


3. Haga una citación si no se logró la notificación personal


4. Si después de cinco días de la citación, el usuario no ha ido a la corporación a notificarse, genere, radique y publique un edicto o un aviso, según las reglas de cada uno (recuerde que el aviso sólo se publica si no se puede enviar por falta de información a la cuál enviar el documento)


5. Alternativamente, si el usuario hizo un pago relacionado con el documento a notificar, o si presentó recursos legales y no se le ha notificado del documento, ingrese la información para notificar por conducta concluyente


6. Si hay observaciones importantes sobre el proceso, hágalas en el último pánel

Las herramientas tradicionales para diligenciar una notificación son:

• Citaciones: por entrega imposible, por entrega en el predio o por envío a la dirección


• Personal


• Por edicto


• Por conducta concluyente

Las herramientas según la nueva ley para diligenciar una notificación son:

• Notificación electrónica


• Citaciones: todos los tipos


• Personal


• Por fijación y publicación (aviso)


• Por conducta concluyente

Este tipo de notificación, sólo está disponibles para notificaciones bajo la ley 1437.

En caso de que el documento se notifique por medios electrónicos, primero se debe enviar el correo electrónico para que el usuario se notifique; este correo se envía automáticamente a diario durante cinco días después de digitalizado el documento. El correo contiene un link que lo direcciona a la aplicación eSirena para descargar el documento; una vez descargado, se considerará notificado al usuario.

En este panel, se muestra el correo electrónico enviado. La notificación no puede hacerse por otros medios diferentes a la notificación electrónica durante los cinco días en que se le envía el correo al usuario; si el usuario está en la corporación haciéndose notificar, indíquele que debe notificarse revisando su correo y accediendo al link en él para descargar el documento.

Aquí se observan todas las citaciones y los registros de entrega imposible. Recuerde que un registro de entrega imposible, no se considera como una citación al usuario y por lo tanto el usuario no queda citado después de hacer uno de estos registros.

Haga click en el botón de nueva citación para crear una nueva citación o en el botón con un engranaje para editar una existente. Se permitirán estas dos acciones sólo hasta que se genere el aviso o se haya notificado el documento.




Imagen asociada:

La notificación personal, se hace cuando un usuario hace constar que fue notificado de un documento por medio de una firma. Una vez está listo el documento para ser notificado (radicado) el usuario podrá firmar o podrá autorizar a alguien para que firme por él. Una vez se guarde esta información en la aplicación se considerará al documento como notificado al usuario.

Este tipo de notificación, puede darse en cualquier momento del proceso de notificación después de que pasan cinco días del envío del primer correo electrónico siempre y cuando aplique la notificación electrónica para este documento.


Imagen asociada:

Fecha de firma

Fecha y hora en que el usuario firma el documento. Esta será la fecha de notificación del documento.

Guarde las horas en formato militar; por ejemplo

Escriba el 4 de noviembre de 2012 a las 4:25 pm así: 04-11-2012 16:25

Tipo

El tipo de persona que firma la notificación; los valores posibles son:

Autorizado
Apoderado
Representante legal

La persona seleccionada siempre debe ser una persona natural. Cuando el usuario a notificar es menor de edad, se debe ingresar un representante legal, que en el caso normal, son los padres.

Cédula

La cédula de la persona que firma la notificación.

Nombre

El nombre de la persona que firma la notificación.

Variación según ley 1437

Para documentos previos al 2 de julio de 2012, no es necesario que se ingrese la hora de firma.

Este tipo de notificación, sólo está disponible para notificaciones bajo la ley 1437.

Sólo se permite proceder por aquí, cuando después de citado el usuario, pasan al menos cinco días hábiles desde la primera citación. Dependiendo del tipo de aviso que se genere, el texto del aviso cambia así como los datos que se piden. Cuando seleccione un modo, ingrese todos los campos requeridos. Una vez radicado el documento, podrá ingresar las fechas de fijación y desfijación. Tenga cuidado al publicar el aviso, esto sólo puede hacerse cuando no se tiene información de contacto con el usuario; de no ser así, podría invalidar la notificación y tener efectos legales delicados.

Artículo 69. Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.

En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.


Imagen asociada:

Modo de envio

Como especifica la ley, se puede enviar el aviso al correo electrónico, al fax, a la dirección de correspondencia o publicar. Especifique en este campo la manera en que envía el aviso, o bien, si lo publica.

Fax

El número de fax al que envía el aviso. Recuerde que debe enviar todo el documento.

Correo electrónico

El correo electrónico al que desea enviar el documento. El aviso se enviará automáticamente una vez sea radicado y digitalizado.

Encontrado en

El número de fax y el correo electrónico al que puede enviar el aviso, debe ser encontrado en alguno de los documentos asociados al usuario; por ejemplo, la carta de presentación. Ingrese aquí el documento en donde encontró esta información.

Fecha de fijación

Fecha en que fija el documento, solo se ingresa esta información cuando el documento está digitalizado. Sólo puede ingresar la fecha actual si aún no han pasado las 8 am, o la fecha del día siguiente para que se programe a fijar los avisos antes de las 8 am. Esta restricción se hace para asegurar que los documentos sean fijados durante todos los días (completos) que especifica la ley. Esta fijación también se hará la página web, en la sección de publicaciones.

Fecha de desfijación

Calculada automáticamente, cinco días después de la fecha de fijación. Al día hábil siguiente a esta fecha, se considerará notificado al usuario si no hace la notificación personal antes.

Fecha de envío

Fecha en que envió el fax al usuario. Llene esta información cuando halla enviado el documento. La fecha de notificación será el día hábil siguiente a esta fecha.

El edicto se procederá a hacer sólo para documentos previos al 2 de julio de 2012. Al igual que el aviso, sólo se puede generar cuando hayan pasado cinco días después de la primera citación. El edicto, sólo se publica en cartelera (no se envía al usuario) y permanecerá ahí por diez días hábiles, al día siguiente, se considerará notificado el documento al usuario. la aplicación pedirá las fechas después de que se haya radicado el documento.


Imagen asociada:

Fecha de fijación

Fecha en que se fijó el documento

Fecha de desfijación

Fecha en que se desfijó el documento, calculada automáticamente por la aplicación, diez días hábiles después de la fecha de fijación.

La notificación por conducta concluyente, se da cuando un usuario revela que conoce el documento a ser notificado. Esto puede ser, por ejemplo que paga una factura o que interpone recursos legales relacionados al documento a notificar.

la aplicación puede detectar automáticamente cuando un documento es notificado por conducta concluyente. Esto es cuando se radica un documento de recurso de reposición o en que el usuario comunica a la corporación ser notificado. Al momento de radicar, se debe seleccionar el documento relacionado; cuando guarde, la aplicación hará la notificación automáticamente, se le descargará la asignación de la notificación a la persona que la tenga asignada y se le avisará a esta por medio de un correo electrónico que el documento fue notificado.


Imagen asociada:

Tipo

El usuario que hace la diligencia; puede ser el usuario, el apoderado o el representante legal. Cuando sea apoderado o representante legal, se activarán los campos para su selección.

Cómo se realizó

Pago de multa, entrega de consignación, entrega escrito o entrega recurso. Cuando se hace la selección de alguno de estos valores, se buscarán recibos de caja o documentos posteriores a la fecha de radicación del documento a notificar. Si no se encuentra datos, el aplicativo lo informará.

Radicado

El documento que entregó el usuario que prueba que conoce el documento a notificar

Recibo de caja

El recibo de caja que prueba que el usuario conoce el documento a notificar.

Observaciones a la notificación. Puede hacer las anotaciones que quiera aquí, incluso después de que se notificó el documento. Puede ver el comentario, el usuario, la fecha y hora en que se ingresa la información; para ver la hora, ponga el mouse sobre la fecha.

Cuando haga una observación, esta quedará asociada siempre al tercero, al documento y al expediente si los hay.


Imagen asociada: